LINEAMIENTOS PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS: PARTICIPACIÓN EN 360°

Alumnas: Alejandra Arriaza Loeb

Silvia Salinas Vandorsee

ORGANIZACIÓN Y PARTICIPACIÓN INTERNA

Este es uno de los aspectos menos desarrollados en el Servicio, sólo existen algunos intentos, aunque formales, sólo han sido circunstanciales, careciendo de sistematicidad, regularidad y comparación o evaluación.

En este sentido se pueden destacar:

1. Las jornadas de desarrollo organizacional

Las que se han desarrollado en mayor cantidad y corresponden a talleres bajo metodología de focus group, normalmente desarrollado con apoyo externo, para tratar temas de clima organizacional, planificación estratégica, negociación, seguimiento y evaluación de metas. Son de carácter masivo, a través de muestras de grupos de opinión por perfiles.

Este punto requiere ser formalizado, estructurado y darle cuerpo organizacional de manera que sea una herramienta sistémica y periódica que permita las definiciones de desarrollo organizacional con carácter participativo.

2. Agenda normativa participativa y Publicación Anticipada

La agenda normativa, además de estar abierta al público, se difunde y desarrolla en forma participativa con los funcionarios del Servicio, mediante la cual los mismos proponen mejoras a la normativa existente y generan cometarios y aportes a las normativas próximas a implementar.

3. Intranet Nacional y Locales

Se ha desarrollado la Intranet Nacional, la que ha además tiene espacios disponibles para cada Aduana a nivel nacional, espacio que es mantenido y administrado por cada Aduana local, la que ha dado buenos resultados para la publicación de cumpleaños, turnos, programas y otros temas de interés, así como para la creación de foros con la dirección local para discutir temas de interés.

4. Grupos de desarrollo social: folclórico y deportivo

En el servicio existen grupos de desarrollo social, tales como los clubes deportivos y folclórico, que existen tanto a nivel nacional como a nivel local, en cada Aduana.

Estos mismos, formar parte de la red de organizaciones deportivas y folclóricas con otros servicios públicos, participando de esta forma en eventos, olimpiadas, etc.

Se propone crear un espacio virtual para estas organizaciones y que les permita crear la red virtual sobre este ámbito con otras organizaciones.

PROPUESTA DE PARTICIPACIÓN INTERNA

Pese a las iniciativas que se esbozaron más arriba, el desarrollo de la participación interna requiere de mayores desarrollos y sistematicidad, que permitan realmente desarrollar la participación interna, algunos lineamientos propuestos son:

- Planificación estratégica participativa

Generar un proceso participativo sistemático, para la participación en la definición de lineamientos estratégicos, ya sea a través de jornadas participativas, como a través de espacios virtuales.

- Gestión del conocimiento organizacional y desarrollo del capital humano y de talentos

El Servicio no ha diagnosticado ni evaluado su capital de conocimiento y talentos, ni menos ha desarrollado actividades para lograr una gestión del conocimiento. Por ello, se requiere establecer iniciativas organizacionales que permitan establecer la gestión del conocimiento institucional.

- Comunidades de práctica: profesionales, fiscalizadores

Existen un sinnúmero de áreas temáticas sobre las que se podría desarrollar comunidades de práctica, de manera de compartir conocimientos y soluciones a problemas y transferir conocimiento a sus miembros.

- E-leraning institucional

Se propone establecer un sistema de e-learning interno dirigidos por monitores del mismo servicio, que permita a través de esta herramienta aportar a la gestión del conocimiento, a la autocapacitación y a la creación de capital humano.

PARTICIPACIÓN CIUDADANA CON LA COMUNIDAD

Uno de los antecedentes que se toman como base para el desarrollo de la Participación Ciudadana en el Servicio Nacional de Aduanas, corresponde al “Instructivo Presidencial para la Participación Ciudadana en la Gestión Pública”, emitido por la presidencia el año 2008, el que además de establecer los objetivos de esta iniciativa, estableció 4 principios básicos a desarrollar por cada institución:

- Establecer una norma general de participación
- Dar cuenta pública anual
- Establecer consejos de la Sociedad Civil
- Poner en conocimiento público la información relevante

De acuerdo con esto el Servicio definió Mecanismos de Participación Ciudadana, los que se formalizaron en la “Política de Participación Ciudadana”, que está en el sitio Web, quedando como sigue:

http://www.aduana.cl/prontus_aduana/site/artic/20090413/pags/20090413171112.html

Los mecanismos de participación ciudadana que este Servicio utilizará bajo las condiciones que se establecen, son los siguientes:

1. Cuenta Pública Participativa

La Autoridad máxima del Servicio, realizará durante el primer semestre de cada año un proceso de Cuenta Pública, con participación directa de la ciudadanía.

De esta forma se convoca a una jornada informativa y/o de diálogo participativo presencial y/o virtual a personas representantes de organizaciones de la sociedad civil, en la que se expondrá de manera clara y pedagógica el contenido de la cuenta pública. Posteriormente, y luego de procesadas las opiniones y comentarios recogidos en la jornada de diálogo presencial y/o virtual, se publica una respuesta de la autoridad a las inquietudes e interrogantes planteadas en el proceso de cuenta pública, a través de la página web institucional.

2. Sistema de Información Ciudadana

El Servicio pondrá en conocimiento público información relevante acerca de sus planes, programas, acciones y presupuestos, asegurando que ésta sea oportuna, completa y ampliamente accesible.

La información señalada en el artículo anterior se encontrará disponible a través de la página web institucional.

3. Publicación Anticipada

El Servicio pondrá en conocimiento público todos los proyectos de normativa aduanera de carácter general antes de su adopción definitiva, publicando el texto íntegro en la página web institucional, con el objeto de dar la oportunidad a los ciudadanos(as) de conocerlo y exponer sus puntos de vista.

Simultáneamente, se informará el plazo establecido para que los ciudadanos remitan al Servicio de Aduanas consultas, comentarios u observaciones a los proyectos normativos. Posteriormente, se publicarán las respuestas a las inquietudes e interrogantes planteadas, a través de la página web institucional.

4. Agenda Normativa

La Autoridad máxima del Servicio, realizará durante el mes de octubre de cada año una convocatoria a participar en el proceso de diseño de la Agenda Normativa del año siguiente, con participación directa de la ciudadanía.

La convocatoria se realizará mediante el envío de cartas a los representantes gremios y de organizaciones de la sociedad civil y virtualmente, a través de la página web institucional. Simultáneamente, se publicará en dicho portal el formulario de propuestas que deberá ser descargado por el proponente, completado y reenviado a la casilla de correo electrónico creada especialmente para ello.

Las propuestas recibidas serán evaluadas por un Comité Técnico y la Agenda Normativa será anunciada por el Director Nacional de Aduanas en la cuenta pública de de cada año.

El Servicio Nacional de Aduanas comunicará al autor de la propuesta el destino de ésta, mediante carta enviada con posterioridad a la fecha de publicación de la Agenda Normativa.

Si bien el Servicio ha definido los puntos anteriores como su política de Participación ciudadana es importante resaltar otras iniciativa, actualmente en desarrollo que a mi parecer son parte de la Participación Ciudadana, y quizás para darle orgánica a ello, deban ser reconocidas en la política formal.

1. Programe su visita a la Aduana

http://www.aduana.cl/prontus_aduana/site/artic/20070220/pags/20070220174408.html

El Servicio Nacional de Aduanas cumple un rol fundamental para el desarrollo del país en materia de comercio exterior, trámites y procesos para la importación y exportación, facilitando los procedimientos y fiscalizando las operaciones de manera oportuna y exacta.
Es por ello, y por la gran cantidad de solicitudes recibidas, que el Servicio Nacional de Aduanas ha decidido abrir sus puertas a colegios, institutos, universidades y cualquier otra entidad educativa, para dar a conocer en terreno la gestión aduanera.

2. Profesor y estudiante

http://www.aduana.cl/prontus_aduana/site/artic/20070220/pags/20070220174513.html

El Servicio Nacional de Aduanas creó un link especial en nuestra su web especialmente dedicado a profesores y estudiantes de universidades, institutos técnicos y profesionales, así como estudiantes de educación media y superior, como una forma de acercarnos a la comunidad estudiantil, informarles acerca de nuestras funciones, actividades y difundir las normas y acontecimientos que ocurren en el país y en el mundo en el ámbito de las aduanas y del comercio internacional.

Como muchos sabrán, el comercio exterior de Chile es el principal motor del crecimiento del país. Este hecho sin lugar a dudas, ha incentivado que muchos centros de estudios y universidades hayan comenzado a explorar carreras como negocios internacionales, ingeniería en comercio exterior, técnicos en comercio exterior, ingenierías en transporte y logística, revelando cómo la sociedad reclama profesionales que sepan más y mejor acerca de las normas y procedimientos que rigen el comercio exterior de Chile.

En este espacio se pueden encontrar presentaciones, discursos, charlas, información de interés que les ayudará a explorar el mundo de las aduanas y del comercio exterior. Asimismo, se ha creado la posibilidad de enviar su curriculum por correo para que puedan postular a prácticas profesionales dentro del Servicio.

3. Carta de Derechos Ciudadanos

http://www.aduana.cl/prontus_aduana/site/artic/20070220/pags/20070220163934.html#T4

Conforme a las instrucciones y legislación vigentes, el Servicio ha publicado su carta de derechos ciudadanos, que además de encontrarse en el sitio web, está publicada físicamente en todas las Oficinas de Información Reclamos y Sugerencias del País.

Esta carta, comunica a todo ciudadano:
- Qué es el Servicio Nacional de Aduanas y cuál es su Misión
- Los servicios que se ofrecen a la ciudadanía
- Los Derechos ciudadanos, que incluye los tiempos de tramitación
- Los deberes ciudadanos
- Los compromisos de calidad

4. Ventanilla Única de comercio exterior

Esta iniciativa corresponde a establecer un portal único de trámites relacionados al comercio exterior, donde convergen en una ventana las 18 instituciones públicas que pueden participar en una operación de comercio exterior.

5. Charlas de prevención de drogas en colegios

Esta iniciativa se desarrolla en forma sistemáticas por los Departamentos de Fiscalización drogas a nivel nacional y corresponden a jornadas de prevención desarrolladas en colegios, donde además de presentar el rol de Aduanas en el control del tráfico de drogas se hace una presentación de la brigada canina. Esta actividad cuenta con material especialmente desarrollado para preescolares, educación básica y educación media.

6. Redes con organizaciones Comunitarias

El Servicio Nacional de Aduanas ha desarrollado iniciativas de integración a redes comunitarias, principalmente a través de organizaciones sociales, como lo son el apadrinamiento de menores en riesgo social, entrega de ayudas escolares y navidad. Esta actividad se desarrolla de manera sistemática y se ha implementado a través de iglesias. FALTA CREAR PUBLICACIÓN EN LA WEB E INTRANETS Y PUBLICITAR LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y PLANIFICADAS

7. Redes Internacionales

El Servicio Nacional de Aduanas participa en redes internacionales, principalmente en el ámbito aduanero y de comercio internacional, tales como:

- APEC
- Organización Mundial de Aduanas (OMA), adscrita a la OMC
- COMALEP
- RILO, red de alerta internacional para el control del tráfico de drogas y precursores químicos
- Entre otras

Estos temas, falta publicitarlos a través de la web y poner los link de cada red..

PROPUESTAS DE PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD

Por otra parte para lograr el desarrollo de una gestión participativa abierta hacia la comunidad se requiere de la implementación de algunas prácticas que deberán ser incorporadas a la gestión institucional:

- Desarrollo de un manual de participación ciudadana

Desarrollarlo y publicitarlo.

- Integración a las comunidades de práctica internacionales en materia aduanera

Desarrollar estas a través del aprovechamiento de la participación en las redes internacionales, pueden ser en temáticas que ya se tratan en las mismas, como gobierno electrónico, fiscalización, etc., o través de nuevas prácticas.

- Cursos de E-learning

Abiertos a la comunidad, por ejemplo: “Escuela de Aduanas”, que puede hacerse a través de niveles, como preescolar, básico y medio, para ponerlo a disposición de docentes, por tema: drogas, propiedad intelectual, viajeros internacionales, etc.; o bien, para obtener la sinergia con nuestros clientes, como por ejemplo: e-learning de normativa aduanera.

- Congresos ciudadanos participativos

Desarrollar, patrocinar o participar en congresos de relacionados a la función del servicio, o a la cadena logística del comercio exterior, etc. De hecho hoy se participa como ponentes en congresos desarrollados sobre este tema por el área privada, universidades e institutos.

- relaciones con adultos mayores

Por una parte se propone desarrollar programas dirigidos a adultos mayores y su relación con el servicio.

La primera propuesta en este sentido es desarrollar un programa de gestión del conocimiento y del capital humanos, con los funcionarios que se desvinculan por edad de la organización, para transferir conocimiento antes de retirarse, o para que luego de retirados, continúen como monitores para nuevas generaciones aduaneras.

Por otro lado, se puede establecer un programa de e-learning especial para tercera edad, y programas de charlas y capacitación dirigidas a organizaciones de adulto mayor.